1. Définitions

Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification ci-dessous énoncée. Dans ce document, l'emploi du masculin pour désigner des personnes n'a d'autres fins que celle d'alléger le texte.

2. Objectifs

2.1 La Politique de confidentialité vise les objectifs suivants :

• Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement la confidentialité de tout RP recueilli par tout moyen technologique;
• Protéger la confidentialité de tout RP recueilli par la Municipalité tout au long de son cycle de vie;
• Indiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout RP, les fins pour lesquelles celui-ci est recueilli et son traitement au sein de la Municipalité;
• Assurer la confiance du public en la Municipalité, faire preuve de transparence concernant le traitement des RP et les mesures de PRP appliquées, et leur donner accès lorsque requis.

3. Confidentialité

3.1 La Municipalité conserve de façon confidentielle tout RP recueilli et le rend accessible uniquement aux employés qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions.

3.2 La Municipalité précise sa pratique de confidentialité lors de l'obtention de tout consentement de la personne concernée à la collecte de tout RP.

3.3 La Municipalité applique des mesures de sécurité équivalentes, quelle que soit la sensibilité des RP détenus, afin de prévenir les atteintes à leur confidentialité et à leur intégrité, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès.

4. Moyens utilisés pour la collecte des renseignements personnels

4.1 La Municipalité peut recueillir des RP par l'intermédiaire d'une grande variété de moyens :

• Les employés et représentants lorsque ces derniers rencontrent des personnes physiques dans l'exercice de leurs fonctions;
• Des sous-traitants qui sont appelés à recueillir des renseignements personnels au nom de la Municipalité;
• Des tierces parties appelées à communiquer des renseignements personnels à la Municipalité pour des fins spécifiques;
• Un processus de création de renseignements personnels pour des fins spécifiques (par exemple, l'attribution d'un numéro à chaque employé);
• Des formulaires, en formats physique et/ou numérique;
• Le site Internet de la Municipalité, notamment en raison de l'utilisation de témoins de connexion (« cookies »).

5. Types de renseignements personnels recueillis par les services

5.1 La Municipalité détermine le type de RP recueilli, les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie d'employés y ayant accès et les moyens par lesquels ils sont recueillis, non limitativement au tableau présenté en Annexe I de la présente Politique.

5.2 Si vous choisissez de transmettre volontairement de l'information personnelle ou confidentielle à la Municipalité, que ce soit par courriel, formulaire électronique non sécurisé ou tout autre moyen technologique, elle utilisera uniquement l'information nécessaire pour répondre à votre message ou donner suite à votre demande.

5.3 Au moment de la collecte de RP auprès d'une personne concernée, la Municipalité l'informe au préalable des éléments suivants :

1. Le nom de l'organisme municipal au nom duquel la collecte est faite;
2. Le nom du tiers qui recueille les renseignements personnels au nom de l'organisme municipal, le cas échéant;
3. Le caractère obligatoire ou facultatif de la demande de consentement à la collecte des RP;
4. Les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis;
5. Les moyens par lesquels les renseignements personnels sont recueillis;
6. Les droits d'accès, de rectification et de retrait du consentement à la communication ou à l'utilisation des RP recueillis suivant une demande facultative;
7. Le nom des catégories de tiers à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements personnels, le cas échéant;
8. La possibilité que les renseignements personnels soient communiqués à l'extérieur du Québec, le cas échéant;
9. Le recours à une technologie permettant d'identifier, de localiser ou de profiler la personne concernée, et les moyens offerts pour activer ces fonctions, le cas échéant.

6. Collecte des renseignements techniques en ligne

6.1 La Municipalité peut recueillir des renseignements techniques tels que les adresses IP, les pages visitées et les requêtes, la date et l'heure de connexion, le type de navigateur ou de système informatique utilisé, ou le nom de domaine du site à partir duquel a été établi le lien avec le site de la Municipalité.

6.2 Lors de l'utilisation des services en ligne, la Municipalité pourrait stocker certains renseignements sur l'ordinateur de l'internaute sous la forme d'un témoin (« cookie »). Ceux-ci permettent d'améliorer la prestation de services et l'expérience client. La plupart des navigateurs permettent d'effacer, de bloquer ou de recevoir un avertissement avant l'implantation de témoins. L'internaute qui les refuse aura quand même accès au site, mais certaines fonctionnalités pourraient être affectées.

6.3 La Municipalité n'est pas responsable du traitement des renseignements personnels réalisé par les sites web de tiers.

6.4 En cas d'activation de la géolocalisation, la Municipalité utilise votre position uniquement dans le but d'améliorer l'ergonomie du service.

6.5 Elle ne garde pas de trace de vos déplacements. Vous pouvez désactiver la géolocalisation en tout temps, ce qui pourrait toutefois limiter l'accès à certaines fonctionnalités.

7. Consentement à la collecte de renseignements personnels

7.1 La Municipalité ne procède pas à la collecte et à la conservation de tout RP sans le consentement de la personne concernée, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès.

7.2 Le consentement est donné à des fins spécifiques, pour une durée nécessaire, et doit être :

1. Manifeste — évident et certain;
2. Libre — exempt de contraintes;
3. Éclairé — pris en toute connaissance de cause.

7.3 Sauf circonstances permises par la Loi sur l'accès, la Municipalité ne transmet pas à un tiers un RP concernant une personne concernée sans son consentement spécifique.

7.4 Sous réserve des obligations légales, une personne concernée peut refuser de consentir à la collecte de renseignements personnels et recevoir tout de même des services de la Municipalité.

7.5 Pour manifester son refus, la personne concernée doit, selon le cas, ne pas signer le formulaire en avisant l'employé concerné, ou suivre les indications prévues à cette fin sur le site Internet.

7.6 Une personne concernée peut se voir refuser l'accès à différents services lorsqu'elle ne donne pas son consentement à la collecte et à la détention de tout RP.

7.7 Une personne concernée se verra toutefois refuser l'accès à un service dans les cas suivants : refus par un candidat employé à la collecte de RP aux fins d'évaluation de sa candidature; refus par un propriétaire d'immeuble à la collecte de RP par le service d'évaluation foncière; refus par un citoyen à la collecte de RP pour l'analyse d'une demande de permis ou d'urbanisme; refus par un citoyen à la collecte de RP lors d'une inscription aux activités de loisirs, incluant le camp de jour.

7.8 Le consentement à la collecte de tout RP au moyen d'un enregistrement vocal ou visuel comporte le droit pour la Municipalité de le reproduire ou de le diffuser, si cela est justifié en fonction des fins pour lesquelles il a été recueilli, chaque reproduction étant soumise aux mêmes règles de protection.

8. Personne mineure

8.1 Aucune démarche sur les plateformes de la Municipalité ne sollicite spécifiquement des informations auprès de personnes mineures, ni ne cherche à déterminer si le visiteur est mineur. Les informations soumises par des mineurs sont traitées de la même manière que celles soumises par des adultes.

8.2 La Municipalité croit fermement que la surveillance parentale est un facteur important dans l'utilisation du web par les mineurs. Elle demande aux parents de guider leurs enfants lorsque ceux-ci sont invités à fournir des informations personnelles en ligne, et aux mineurs d'obtenir l'autorisation de leurs parents avant de le faire.

9. Droits d'accès

9.1 Toute personne a le droit d'être informée de l'existence de tout RP la concernant, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès.

9.2 Toute personne concernée a le droit de recevoir l'information relative à tout RP détenu par la Municipalité la concernant.

9.3 La Municipalité donne accès à cette information en permettant d'en prendre connaissance à distance ou dans ses bureaux, pendant les heures d'ouverture habituelles — soit de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h du lundi au vendredi — et d'en obtenir une copie.

9.4 Lorsque la personne concernée est handicapée, la Municipalité prend des mesures d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer son droit d'accès.

9.5 L'accès d'une personne concernée à tout RP la concernant est gratuit. Des frais n'excédant pas le coût de transcription, de reproduction et de transmission peuvent toutefois être exigés, conformément au règlement applicable.

9.6 Lorsque la Municipalité entend exiger des frais, elle doit en informer la personne concernée du montant approximatif avant de procéder.

10. Droit de rectification

10.1 Toute personne concernée qui reçoit confirmation de l'existence d'un RP la concernant peut, s'il est inexact, incomplet ou équivoque, exiger que le fichier soit rectifié. Il en est de même si sa collecte, sa communication ou sa conservation n'est pas autorisée par la Loi sur l'accès.

10.2 Lorsque la Municipalité refuse en tout ou en partie d'accéder à une demande de rectification, la personne concernée peut exiger que cette demande soit enregistrée.

10.3 Lorsqu'elle accède à une demande de rectification, la Municipalité délivre sans frais une copie du RP modifié ou ajouté, ou une attestation de son retrait.

11. Procédure d'accès ou de rectification

11.1 Une demande de communication ou de rectification ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant son identité à titre de personne concernée, de représentant, d'héritier, de liquidateur de succession, de bénéficiaire d'assurance-vie ou de titulaire de l'autorité parentale.

11.2 Telle demande est adressée au RPRP de la Municipalité.

11.3 Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de réception de sa demande.

11.4 Cet avis indique les délais pour donner suite à la demande, ainsi que le recours en révision prévu par la Loi sur l'accès.

11.5 Le responsable donne suite à une demande avec diligence, au plus tard dans les 20 jours suivant sa réception.

11.6 Si ce délai paraît impossible à respecter sans nuire au déroulement normal des activités, le RPRP peut le prolonger d'une période n'excédant pas 10 jours, en avisant le requérant.

11.7 Le RPRP doit motiver tout refus et indiquer la disposition de la Loi sur l'accès sur laquelle il s'appuie.

11.8 Le RPRP rend sa décision par écrit et en transmet copie au requérant, accompagnée d'un avis l'informant du recours en révision à la CAI et du délai pour l'exercer.

11.9 Le RPRP veille à ce que le renseignement visé soit conservé le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser ses recours.

12. Conservation et protection des renseignements personnels

12.1 La Municipalité héberge et traite elle-même, au Québec, tout RP collecté.

12.2 Lorsqu'elle confie la collecte, la détention ou le traitement de tout RP à un fournisseur de service, au Québec ou à l'extérieur, elle prend les meilleures mesures possibles pour que les droits des personnes concernées soient respectés. Les lois des juridictions hors Québec pourraient toutefois affecter ces droits.

12.3 La Municipalité applique des normes élevées et des systèmes de sécurité performants pour la conception, la mise en œuvre et le fonctionnement quotidien de ses plateformes, serveurs et réseaux, afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès, la communication, la reproduction, l'utilisation, la modification ou la destruction non autorisés.

13. Transferts des renseignements personnels à l'externe de la Municipalité

13.1 Sauf autorisation prévue à la Loi sur l'accès ou consentement spécifique de la personne concernée, la Municipalité ne procède à aucun transfert de RP en faveur d'un tiers externe.

13.2 Lorsqu'un RP est transféré à un tiers par un moyen technologique, la politique de confidentialité de cet organisme tiers s'applique désormais à ces renseignements.

14. Droit d'accès à un document de la Municipalité

14.1 La Loi sur l'accès s'applique à tout document détenu par la Municipalité, que ce soit elle ou un tiers qui en assure la conservation.

14.2 Elle s'applique à tout document, quelle qu'en soit la forme : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

14.3 Toute personne qui en fait la demande par écrit a le droit d'accéder aux documents de la Municipalité, sauf exceptions prévues par la Loi sur l'accès. Ce droit ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calculs, ni comparaison de renseignements, ni confection particulière.

14.4 La demande d'accès doit être suffisamment précise pour permettre de trouver le document.

14.5 Le RAD doit donner suite à une demande au plus tard dans les 20 jours suivant sa réception, avec une prolongation possible de 10 jours maximum, moyennant un avis au requérant dans les 20 premiers jours.

14.6 La personne requérante peut obtenir copie du document, à moins que sa reproduction ne nuise à sa conservation ou ne soulève des difficultés pratiques sérieuses. Le droit d'accès peut aussi s'exercer par consultation sur place ou à distance.

14.7 Le droit d'accès est gratuit, sous réserve de frais n'excédant pas le coût de transcription, de reproduction ou de transmission.

14.8 Si la personne requérante est handicapée, la Municipalité prend, à sa demande, des mesures d'accommodement raisonnable.

14.9 Le responsable doit motiver tout refus et indiquer la disposition de la Loi sur l'accès sur laquelle il s'appuie.

15. Responsable de la protection des renseignements personnels

15.1 Toute demande d'accès à un document ou à un fichier contenant un RP doit être adressée par écrit à la personne responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, à l'adresse greffe@msjb.qc.ca.

16. Plaintes

16.1 Toute personne qui s'estime lésée par la manière dont la Municipalité gère la protection d'un RP peut porter plainte en suivant les dispositions de la Politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels, publiée sur le site Internet de la Municipalité.

16.2 Lorsqu'une demande écrite d'accès à un document a été refusée en tout ou en partie, ou que le délai prévu pour répondre est expiré, la personne requérante peut demander à la Commission d'accès à l'information de réviser cette décision. La demande de révision doit être faite par écrit dans les 30 jours suivant la décision ou l'expiration du délai, et peut brièvement exposer les raisons pour lesquelles la décision devrait être révisée.

17. Dispositions finales

17.1 Pour toute question relative à la présente politique, la personne concernée doit s'adresser à greffe@msjb.qc.ca.

17.2 La présente politique de confidentialité doit être publiée sur le site Internet de la Municipalité, dans une section qui lui est dédiée.

17.3 La présente politique et toute modification de celle-ci entrent en vigueur au moment de leur adoption par le Conseil de la Municipalité.

17.4 Toute modification à la présente politique doit faire l'objet d'une consultation du RPRP et être précédée d'un avis de modification de 15 jours publié sur le site Internet de la Municipalité.